Dans le monde numérique d’aujourd’hui, nous pouvons communiquer à travers différents fuseaux horaires à tout moment. Toutefois, lorsqu’il s’agit de conclure une grosse affaire ou de favoriser une relation commerciale solide et durable, rien ne vaut une interaction en face à face.
Les voyages d’affaires sont toujours aussi importants, et il est tout aussi important pour toute personne de bien s’y préparer. Lorsque vous arrivez à destination détendu et bien préparé, vous êtes mieux équipé pour faire bonne impression et vous concentrer sur l’objectif de votre réunion. La préparation vous permet de vous concentrer sur le moment présent, en vous assurant que vous restez dans le coup lors de cette réunion très importante. Si vous souhaitez affiner la préparation de votre prochain voyage, suivez ces conseils essentiels.
Organisez votre voyage
Que votre nom figure sur les documents de voyage ou que vous soyez un gestionnaire de voyages, il est important de bien planifier les voyages d’affaires. La première étape consiste toujours à vous familiariser avec la politique de votre entreprise en matière de voyages d’affaires. Il est donc essentiel que vous respectiez la politique de votre entreprise.
Ensuite, il est temps de réserver votre voyage. Il peut s’agir d’un voyage en avion, en train, en voiture de location, ou même en bateau. Visualisez les différentes étapes du voyage de A à B. Pensez à des détails tels que le temps nécessaire pour se déplacer entre l’aéroport et la gare, le temps nécessaire pour remplir les papiers auprès de l’entreprise de location de véhicules, et si le stockage des bagages pourrait être utile. Utilisez plusieurs sources et différents sites de comparaison, en recherchant les entreprises qui proposent les meilleures offres. Là encore, soyez conscient des restrictions budgétaires de la politique de voyage de votre entreprise.
N’oubliez pas les petits détails. L’avion est-il équipé du Wi-Fi pour que vous puissiez travailler en déplacement ? Partir un jour plus tôt vous permettrait-il d’arriver à votre première réunion mieux reposé et mieux préparé ? À ce stade, plus vous vous préparez soigneusement, plus vous serez confiant et détendu lors de votre départ.
Choisissez votre logement
Préparer un voyage d’affaires n’est bien sûr que la moitié du travail. Il est également essentiel de choisir le logement le mieux adapté à vos besoins. Si vous n’avez qu’un seul lieu de réunion à atteindre, assurez-vous de réserver un hôtel à proximité. Utilisez les cartes de votre smartphone pour mesurer les distances entre la gare ou l’aéroport et votre hôtel. Et n’oubliez pas que les routes et les réseaux de transport seront plus fréquentés à certaines heures de la journée.
Consultez la politique hôtelière de votre entreprise pour savoir s’il y a des hôtels préférés. Vous pourrez peut-être aussi obtenir des bons plans. Pour ce qui est du coût, comparez les tarifs de types d’hébergement similaires et choisissez un hôtel dont le prix est raisonnable.
Il est également conseillé de prêter une attention particulière aux équipements de l’hôtel. Certains hôtels axés sur le tourisme peuvent servir le petit déjeuner trop tard pour que vous puissiez commencer tôt. En tant que voyageur d’affaires, vous souhaiterez sans doute bénéficier du Wi-Fi gratuit, d’un service d’étage 24 heures sur 24 et de nombreuses prises électriques pour recharger vos appareils.
Créez un itinéraire détaillé
Votre itinéraire est votre plan pour un voyage d’affaires réussi. Utilisez-le pour garder le contrôle de chaque détail, des horaires de transport et des noms des personnes que vous rencontrez, de vos réservations de voyage et de l’adresse de votre hôtel. Prévoyez un temps supplémentaire sur votre itinéraire pour vous détendre, pour les réunions qui ont été retardées ou dépassées, et pour les embouteillages. Envisagez d’utiliser un outil spécialement conçu à cet effet, qui synchronise votre itinéraire avec les calendriers de travail. C’est pratique du point de vue de la communication et de l’efficacité, mais aussi comme mesure de sécurité si vous voyagez vers une destination inconnue.