Archives mensuelles : août 2020

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Conseils pour planifier votre voyage d’AFFAIRES

Dans le monde numérique d’aujourd’hui, nous pouvons communiquer à travers différents fuseaux horaires à tout moment. Toutefois, lorsqu’il s’agit de conclure une grosse affaire ou de favoriser une relation commerciale solide et durable, rien ne vaut une interaction en face à face.

Les voyages d’affaires sont toujours aussi importants, et il est tout aussi important pour toute personne de bien s’y préparer. Lorsque vous arrivez à destination détendu et bien préparé, vous êtes mieux équipé pour faire bonne impression et vous concentrer sur l’objectif de votre réunion. La préparation vous permet de vous concentrer sur le moment présent, en vous assurant que vous restez dans le coup lors de cette réunion très importante. Si vous souhaitez affiner la préparation de votre prochain voyage, suivez ces conseils essentiels.

Organisez votre voyage

Que votre nom figure sur les documents de voyage ou que vous soyez un gestionnaire de voyages, il est important de bien planifier les voyages d’affaires. La première étape consiste toujours à vous familiariser avec la politique de votre entreprise en matière de voyages d’affaires. Il est donc essentiel que vous respectiez la politique de votre entreprise.

Ensuite, il est temps de réserver votre voyage. Il peut s’agir d’un voyage en avion, en train, en voiture de location, ou même en bateau. Visualisez les différentes étapes du voyage de A à B. Pensez à des détails tels que le temps nécessaire pour se déplacer entre l’aéroport et la gare, le temps nécessaire pour remplir les papiers auprès de l’entreprise de location de véhicules, et si le stockage des bagages pourrait être utile. Utilisez plusieurs sources et différents sites de comparaison, en recherchant les entreprises qui proposent les meilleures offres. Là encore, soyez conscient des restrictions budgétaires de la politique de voyage de votre entreprise.

N’oubliez pas les petits détails. L’avion est-il équipé du Wi-Fi pour que vous puissiez travailler en déplacement ? Partir un jour plus tôt vous permettrait-il d’arriver à votre première réunion mieux reposé et mieux préparé ? À ce stade, plus vous vous préparez soigneusement, plus vous serez confiant et détendu lors de votre départ.

Choisissez votre logement

Préparer un voyage d’affaires n’est bien sûr que la moitié du travail. Il est également essentiel de choisir le logement le mieux adapté à vos besoins. Si vous n’avez qu’un seul lieu de réunion à atteindre, assurez-vous de réserver un hôtel à proximité. Utilisez les cartes de votre smartphone pour mesurer les distances entre la gare ou l’aéroport et votre hôtel. Et n’oubliez pas que les routes et les réseaux de transport seront plus fréquentés à certaines heures de la journée.

Consultez la politique hôtelière de votre entreprise pour savoir s’il y a des hôtels préférés. Vous pourrez peut-être aussi obtenir des bons plans. Pour ce qui est du coût, comparez les tarifs de types d’hébergement similaires et choisissez un hôtel dont le prix est raisonnable.

Il est également conseillé de prêter une attention particulière aux équipements de l’hôtel. Certains hôtels axés sur le tourisme peuvent servir le petit déjeuner trop tard pour que vous puissiez commencer tôt. En tant que voyageur d’affaires, vous souhaiterez sans doute bénéficier du Wi-Fi gratuit, d’un service d’étage 24 heures sur 24 et de nombreuses prises électriques pour recharger vos appareils.

Créez un itinéraire détaillé

Votre itinéraire est votre plan pour un voyage d’affaires réussi. Utilisez-le pour garder le contrôle de chaque détail, des horaires de transport et des noms des personnes que vous rencontrez, de vos réservations de voyage et de l’adresse de votre hôtel. Prévoyez un temps supplémentaire sur votre itinéraire pour vous détendre, pour les réunions qui ont été retardées ou dépassées, et pour les embouteillages. Envisagez d’utiliser un outil spécialement conçu à cet effet, qui synchronise votre itinéraire avec les calendriers de travail. C’est pratique du point de vue de la communication et de l’efficacité, mais aussi comme mesure de sécurité si vous voyagez vers une destination inconnue.

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Le stress du voyageur, comment s’en débarrasser ?

Bien que la plupart des gens attendent impatiemment les vacances, certaines personnes, angoissent à l’idée de voyager. En ce début de saison estivale, il est important de parler de l’angoisse des voyages, connue sous l’appellation de « stress du voyageur ».

Ce trouble anxieux peut se manifester à toutes les étapes et revêtir différentes formes :

– L’angoisse des préparatifs : même au moment de procéder aux réservations, certaines personnes ressentent de l’angoisse. Il en est de même lorsqu’elles anticipent le trajet, préparent les valises, etc. ;

– La peur des transports : comme la peur de voyager en train ou en avion par exemple ;

– L’angoisse du voyageur : du fait d’aller dans un endroit inconnu et d’être transporté loin de l’univers quotidien.

Heureusement qu’il existe de nombreuses solutions plus ou moins efficaces permettant d’y remédier. Faisons le point sur ces astuces.

Planifiez vos responsabilités à la maison pendant votre absence

Quitter la maison, y laisser les enfants ou les animaux domestiques seuls peuvent causer de l’anxiété. Cependant, tout comme la planification de votre voyage, la planification de votre absence peut contribuer à atténuer cette inquiétude.

Engagez un gardien ou demandez à un ami en qui vous avez confiance de rester chez vous pour vous aider à prendre soin d’eux pendant votre absence. Il vous communiquera régulièrement de ce qui se passe chez vous pendant que vous êtes en voyage.

Pensez à apporter beaucoup de distractions

Trouver quelle est l’activité que vous préférez le plus pour réduire votre anxiété. Pour certaines personnes, ce sont les jeux vidéo et les films qui garantissent une bonne distraction visuelle. D’autres trouvent du réconfort dans des activités calmes, comme la lecture ou les puzzles.

Quelle que soit votre distraction préférée, pensez à l’emmener avec vous sur la route pour vous permettre de tuer le temps. Vous pouvez par exemple regarder du film sur votre tablette ou faire des jeux en ligne via votre smartphone, etc.

Voyagez avec un proche ou des amis

Si vous avez peur de voyager seul, pourquoi ne pas demander à l’un de vos proches de vous accompagner ? De plus, si vous choisissez de voyager avec quelqu’un d’autre, vous pouvez vous adonner à diverses activités en couple ou en groupe une fois arrivés à destination.

Écoutez de la musique

Si vous vous sentez dépassé par votre stress durant le voyage, essayez d’écouter de la musique relaxante. Cela a un effet positif sur le cerveau et sur le corps, en abaissant la tension artérielle et en réduisant le taux de cortisol, l’hormone liée au stress.

Vous pouvez également écouter les sons de l’océan ou de la nature. Ils ont des effets relaxants similaires à ceux de la musique. Il y a de nombreux fichiers à télécharger sur le net.

Faites des exercices de respiration

Le conseil « prenez une grande respiration » peut sembler devenir un cliché, mais c’est vraiment efficace quand il s’agit de gérer le stress. Pendant des siècles, les moines bouddhistes ont pris conscience de l’importance de la respiration délibérée pendant la méditation.

Même sur la route, vous pouvez pratiquer des exercices de respiration de trois à cinq minutes. Asseyez-vous confortablement sur votre chaise, les pieds à plat sur le sol et les mains sur les genoux. Inspirez et expirez lentement et profondément, en vous concentrant sur vos poumons pendant qu’ils se dilatent complètement dans votre poitrine. Alors que la respiration superficielle amplifie les symptômes du stress, la respiration profonde oxygène votre sang, aide à détendre votre corps et à libérer votre esprit des pensées négatives.

Certes, la plupart de ces conseils procurent un soulagement immédiat, mais il existe également de nombreuses solutions pouvant être plus efficaces à long terme. Le concept de « pleine conscience » est une des approches méditatives les plus efficaces. Les méditations de pleine conscience intègrent des exercices mentaux qui empêchent le stress de devenir un problème plus grave.